Sådan dokumenterer du kravet fra start til slut

Når en virksomhed står med en ubetalt faktura, er det vigtigt at have samlet alle relevante papirer, der viser, hvordan kravet er opstået. Det starter ofte med et konkret tilbud, som kunden har accepteret. Dette sker gerne skriftligt, på mail eller med en underskrift. Herefter udstedes ordrebekræftelsen, som fastslår indhold, pris og leveringsvilkår. Når varen er leveret eller ydelsen udført, sendes fakturaen. Her skal betalingsfristen og oplysninger om det leverede tydeligt fremgå.

Uenigheder kan let opstå, hvis der mangler detaljer i aftalegrundlaget. Det er en stor fordel at gemme al korrespondance, der belyser forløbet. Det kan for eksempel være mails om ændringer, spørgsmål til arbejdet eller aftaler om levering. Selv små beskeder kan vise sig vigtige, hvis kunden senere sætter spørgsmålstegn ved kravet, og i sådanne situationer kan hjælp til ubetalte fakturaer gøre det lettere at få inddrevet det skyldige beløb. Jo mere præcis dokumentation, jo lettere er det at forklare, hvad der er leveret, og hvordan beløbet er sammensat.

Korrespondance og løbende dialog med kunden

Meget af den daglige kontakt med kunder sker i dag via mail eller beskedtjenester. Her bliver der ofte aftalt ændringer eller givet godkendelser, som ikke nødvendigvis er med i den oprindelige aftale. Derfor bør alle relevante beskeder gemmes, især hvis kunden senere hævder, at fakturaen ikke afspejler det aftalte. Som regel har en virksomhed samlet ordrebekræftelser, følgesedler og fakturaer, men det er mindst lige så væsentligt at kunne finde mails om ekstraarbejde eller beskeder om forsinket levering.

Et godt overblik over hele forløbet gør det mere overskueligt at svare på spørgsmål fra kunden. Det styrker virksomhedens sag, hvis den skal behandles eksternt. Det kan anbefales at oprette en struktur, hvor alt materiale om en ordre eller kunde samles ét sted: tilbud, bekræftelser, faktura og løbende dialog. Det sparer tid, hvis tvisten ender hos en ekstern part.

Hvornår bør Dansk Inkasso inddrages?

Når betalingsfristen er overskredet, og kunden ikke reagerer på rykkere eller indsigelser, kan det blive nødvendigt at få hjælp fra en inkassopartner som Dansk Inkasso. Inden sagen sendes videre, skal virksomheden have styr på dokumentationen: tilbud, ordrebekræftelse, faktura og al relevant kommunikation. Jo mere gennemarbejdet materialet er, jo nemmere går inkassobehandlingen.

Dansk Inkasso ser på, om kravet er tilstrækkeligt belyst og dokumenteret, så det kan rettes mod kunden. Det er derfor væsentligt, at virksomheden kan præsentere en kronologisk samling af dokumenter, der viser hele forløbet. Dette gælder også, hvis der har været ændringer eller misforståelser undervejs. Herved bliver det tydeligt, hvad kunden har bestilt og modtaget, samt hvordan kravet er opstået. Når alt er samlet og overskueligt, er det lettere at tage næste skridt.

Praktiske trin når dokumentation skal samles til inkasso

Ved betalingsstridigheder gælder det om at gå systematisk til værks. Start med at finde det oprindelige tilbud eller aftalen med kunden. Gennemgå derefter ordrebekræftelsen, hvor aftalens indhold og vilkår fremgår. Derefter findes fakturaen, og det kontrolleres, at den passer med det aftalte. Saml derefter al relevant korrespondance. Det gælder både mails og beskeder, som kan dokumentere eventuelle ændringer, ekstraarbejde eller godkendelser.

Mange virksomheder benytter et økonomisystem eller digitale arkiver, hvor dokumenterne allerede er samlet. Hvis ikke, kan det være nødvendigt at hente oplysningerne fra flere mapper eller systemer. Det kan spare tid og besvær senere, hvis alt vedrørende en kunde er organiseret i samme mappe. Når dokumentationen er klar, sendes den til Dansk Inkasso, som tager sig af den videre behandling. Et fyldestgørende sagsmateriale øger chancen for at få kravet inddrevet.

Hvilke dokumenter er vigtigst ved inkasso?

Tilbud, ordrebekræftelse, faktura og al væsentlig mailkorrespondance er de mest centrale dokumenter. Tilsammen dokumenterer de forløbet fra aftale til levering.

Hvad gør jeg, hvis kunden nægter at betale?

Når kunden ikke betaler trods dokumenteret krav og rykkere, bør sagen overdrages til inkasso. Dansk Inkasso står derefter for det videre forløb.